SEKILAS KOMUNIKASI INTERNAL

1. Pengantar Komunikasi Internal

2. Publik Internal dalam Organisasi

3. Memahami Karakter Publik Internal

             

          Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi di sebuah organisasi. Komunikasi ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM yang ada di dalamnya. Adanya proses pertukaran informasi di antara kepala-kepala bagian tiap divisi. Dalam sebuah organisasi tentunya akan terjadi konflik atau permasalahan yang dianggap tidak sesuai dalam sebuah organisasi. Setiap kepala-kepala divisi dalam sebuah organisasi memiliki tugas dan perannya masing-masing untuk mempunyai tujuan organisasi sehingga hubungan komunikasi internal yang baik harus terjalin di antara kepala-kepala divisi organisasi.

            Dalam sebuah organisasi tentu terdapat manajer sebagai kepala bagian tiap divisi, peran manajer dalam organisasi antara lain:

1. Peran Manajerial à Mengkomunikasikan ide, gagasan, informasi  kepada karyawannya
2. Peran Antarpribadi à seorang manajer harus mampu memotivasi dan melakukan kontrol kepada karyawannya dan mampu menjalin hubungan bisnis yang baik dengan pelanggan dan pemerintah
3. Peran Informasional à manajer harus memantau atau mengawasi anak buahnya agar pekerjaan selesai sesuai dengan rencana. Manajer juga harus bisa menyebarkan informasi tentang kebijakan perusahaan dengan baik. Selain itu, manajer juga bisa berperan sebagai juru bicara untuk internal organisasinya maupun eksternal organisasinya
4. Peran keputusan à manajer harus memiliki kemampuan untuk berperan sebagai wirausaha, pemecah masalah, mengatur sumber daya, dan berperan sebagai negosiator

Pertukaran informasi dalam organisasi merupakan penghubung antar anggota dan penghubung anggota dengan pimpinannya sehingga diperlukan pola komunikasi. Secara umum ada 2 pola komunikasi, yaitu:

1.      Saluran komunikasi formal

a.       Komunikasi dari atas ke bawah: komunikasi dari pimpinan kepada karyawan.

b.      Komunikasi dari bawah ke atas: komunikasi dari karyawan kepada pimpinan.

c.       Komunikasi horisontal: komunikasi yang terjadi di antara bagian-bagian departemen yang memiliki posisi sejajar.

d.    Komunikasi diagonal: komunikasi antara dua tingkat organisasi yang berbeda.

2.      Saluran komunikasi informal sifatnya luwes, fleksibel, tidak kaku, tidak terikat aturan dan waktu.

Publik internal dalam komunikasi organisasi merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi karena mencakup orang-orang yang bekerja di dalamnya. Menurut Bettrand R Canfield, 1964, h. 4: Public internal mengacu pada karyawan baik itu manajer maupun orang-orang yang menjadi bawahannya. Menurut Cutlip, Center, dan Broom dalam bukunya Effective Public Relation Edisi Kesembilan: publik internal adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya. Kegiatan publik internal bertujuan untuk menciptakan iklim kerja yang baik antar karyawan dan karyawan dengan atasan. Berikut bentuk hubungan publik internal:

1. Employee Relations (hubungan dengan para karyawan), memelihara hubungan antara manajer dengan karyawannya. Onong Uchyana Effendi menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan baik denga para pegawai dapat dilakukan melalui: upah yang cukup, perlakuan yang adil, ketenangan kerja, perasaan diakui, penghargaan atas hasil kerja dan penyaluran perasaan.
2. Manager Relations (hubungan dengan para manajer), memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Untuk memlihara hubungan baik tersebut dapat dilakukan kegiatan, misalnya: memberlakukan adanya uang tunjangan, uang resiko jabatan, kegiatan coffee morning, koordinasi kerja antar bagian, rumah dinas dan sebagainya.
3. Labour Relations (hubungan dengan para buruh), memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalah-masalah yang timbul antara keduanya. Disinilah letak peranan PR dimana harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Misalnya: kasus PHK dan tuntutan kenaikan gaji.
4. Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham), memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Usaha membina hubungan dengan pemegang saham tidak lain untuk tujuan memajukan perusahaan. Komunikasi dapat dilakukan misalnya dengan cara: menyatakan selamat kepada pemegang saham baru, memberikan laporan, mengirimkan majalah organisasi dan mengadakan pertemuan.

Investor relations ada pada organisasi bisnis atau perusahaan yang menjual sahamnya kepada masyarakat melalui pasar modal (go public). Investor Relations (IR), bisa dijumpai di:

1. BAPEPAM (Badan Pengawas Pasar Modal)
2. Bursa Efek
3. Media massa

Tugas IR adalah sebagai berikut: mengikuti perkembangan bursa saham, memberikan saran kepada manajemen terkait saham perusahaan dan memberikan jawaban terhadap berbagai pertanyaan bidang keuangan. IR adalah orang-orang seperti manajer perusahaan, pemegang saham, penasihat perusahaan dan pemberi pinjaman.

Setiap publik internal dalam perusahaan atau organisasi tentunya memiliki karakter masing-masing yang berbeda. Tentunya untuk mengetahui karakter tersebut perlu adanya kedekatan dengan sesama publik internal. Kedekatan tersebut dapat diperoleh melalui kegiatan-kegiatan internal yang bertujuan untuk menciptakan opini publik internal melalui komunikasi internal. Kegiatan internal bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan, dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Kegiatan internal dilakukan untuk memberikan informasi pada karyawan secara keseluruhan dan bersama-sama. Contoh kegiatan internal: family gathering, rapat.

4. Multikultural dalam Internal Organisasi

Multikulturalisme merupakan sebuah kepercayaan yang menyatakan bahwa kelompok-kelompok etnik/budaya dapat hidup berdampingan secara damai yang ditandai oleh kesediaan untuk menghormati budaya lain. Tujuan multikulturalisme tidak untuk mempromosikan kaum minoritas, tetapi menciptakan masyarakat yang beragam yang diakui secara legal.

Menurut Djokosantoso (2003), budaya perusahaan adalah sistem yang diyakini oleh semua karyawan dan yang dipelajari, diterapkan, serta dikembangkan secara berkesinambungan, berfungsi sebagai  sistem paket, dan dapat dijadikan acuan berperilaku dalam organisasi untuk menciptakan tujuan perusahaan telah ditetapkan.

Pada dasarnya setiap individu memiliki ciri dan karakter tersendiri dalam mengaktualisasikan perilakunya dalam berkomunikasi, juga pada saat melakukan hubungan sosial dengan orang lain, baik itu dalam posisi sebagai komunikator ataupun sebagai komunikan. Adapun segala bentuk ciri khas dan karakter yang dimiliki oleh setiap individu pada dasarnya dipengaruhi oleh latar belakang budaya yang dimiliki, yang merupakan kebiasaan dan adat istiadat yang diperoleh secara turun menurun, dan juga dari faktor lingkungan wilayah di mana ia berada. Latar belakang budaya itulah yang akan mempengaruhi segala macam tingkah laku individu, bentuk pengetahuan, persepsi, dan interpretasinya untuk berkomunikasi di dalam kontak dengan orang lain. Untuk itu hal yang mendasar dalam menentukan perilaku individu pada saat berkomunikasi adalah latar belakang budaya yang mereka miliki. Dengan adanya latar belakang tersebut seseorang akan mencerminkan ciri khas dan karakteristik perilaku komunikasinya serta dapat mengaktualisasikan kemampuannya dalam menyampaikan dan memahami makna pesan yang muncul.

Dalam berinteraksi atau melakukan aktivitas sehari-hari, para pegawai pasti akan melakukan kontak dan berkomunikasi dengan pegawai lainnya serta pimpinan. Dengan budaya yang berbeda itulah tidak menutup kemungkinan akan timbul kesalahpahaman yang akan mengakibatkan timbulnya suatu konflik atau hambatan yang terjadi antar sesama pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Menurut De Vito (1997, h.488-491) ada beberapa hambatan-hambatan komunikasi antarbudaya dibagi menjadi 5 yaitu :

·         1. Mengabaikan Perbedaan Antara Anda dan Kelompok yang Secara Kultural Berbeda

·         2. Mengabaikan perbedaan Antara Kelompok Kultural yang Berbeda

·         3. Mengabaikan Perbedaan dalam Makna

·         4. Melanggar Adat Kebiasaan Kultural 

            5. Menilai Perbedaan Secara Negatif

Bahasa merupakan elemen yang penting dalam internal communication, karena bahasa merupakan salah satu unsur komunikasi multikultur yang diharapkan dapat menumbuhkan jiwa nasionalisme dan kesadaran bahwa bangsa Indonesia adalah masyarakat yang unsur-unsurnya memiliki ciri yang beragam (multikultur). Larry A. Sammovar dan Richard E. Porter, mengemukakan enam unsur budaya yang secara langsung mempengaruhi persepsi kita ketika berkomunikasi dengan orang dari budaya lain:

·         Keperacayaan (beliefs), nilai (values), dan sikap (attitudes)

·         Pandangan dunia (worldviews)

·         Organisasi sosial (social organization)

·         Tabiat manusia (human nature)

·         Orientasi kegiatan (activity orientation)

·         Persepsi tentang diri dan orang lain (perception of self and other)

5.                  Budaya Perusahaan Dalam Komunikasi Internal

Budaya organisasi setiap perusahaan, biasanya dipengaruhi oleh pendirinya. Mereka itulah yang mengambil keputusan sebagai penentu arah strategi organisasi. Dan pegawai adalah hal yang paling dominan sebagai penentu dan berjalannya organisasi sehingga terciptanya budaya dalam suatu etos kerja. Itu dicapai melalui interaksi atau sosialisme yang terjadi antar pegawai atau karyawan perusahaan tersebut dengan pihak manajemen perusahaan.

Jika semua definisi mengenai budaya organisasi diambil intinya, hasilnya merupakan dimensi-dimensi budaya organisasi. Dimensi tersebut ada yang dapat terlihat  dengan  mudah  dan  ada  yang  tidak.  Edgar  H.  Schein  (1992)  melukiskan budaya organisasi dalam 3 tingkatan yaitu:

Tingkat l : Artefak. Tingkat ini merupakan dimensi yang paling terlihat dari budaya organisasi, merupakan lingkungan fisik dan sosial organisasi. Anggota organisasi sering tidak menyadari mengenai artefak budaya organisasi mereka, tetapi orang luar organisasi dapat mengamatinya dengan jelas.

Tingkat 2 : Nilai-nilai. Semua pembelajaran organisasi merefleksikan nilai-nilai anggota organisasi, perasaan mereka mengenai apa yang seharusnya berbeda dengan apa yang ada. Jika anggota organisasi menghadapi persoalan atau tugas baru, solusinya adalah nilai-nilai.

Tingkat 3 : Asumsi dasar. Jika solusi yang dikemukakan pemimpin perusahaan dapat berhasil berulang-ulang, maka  solusi dianggap  sudah sebagai seharusnya. Asumnsi dasar merupakan solusi yang paling dipercaya sama halnya dengan teori ilmu pengetahuan yang sedang diterapkan- untuk suatu problem yang dihadapai organisasi.

Schein (1992) menambahkan pembentukan budaya organisasi tidak bisa dipisahkan dari peran para pendiri organisasi. Prosesnya mengikuti alur berikut :

1.      Para pendiri dan pimpinan lainnya membawa serta satu set asumsi dasar, nilai-nilai, prespektif, artefak ke dalam organisasi dan menanamkannya kepada para karyawan.

2.      Budaya muncul ketika para anggota berinteraksi satu sama lain untuk memecahkan masalah-masalah pokok organisasi yakni masalah integrasi internal dan adaptasi eksternal.

3.      Secara perorangan, masing-masing anggota organisasi boleh menjadi seorang pencipta budaya baru (culture creator) dengan mengembangkan berbagai cara untuk menyelesaikan persoalan-persoalan individual seperti persoalan identitas diri, control, dan pemenuhan kebutuhan serta bagaimana agar bisa diterima oleh lingkungan organisasi yang diajarkan kepada generasi penerus.

Budaya organisasi itu memberi sudut pandang bagi mereka terhadap segala sesuatu yang perlu dilakukan. Dalam membentuk, mengembangkan, memperkuat, atau mengubah sebuah organisasi, diperlukan sebuah praktek dalam menyatukan karyawan dan nilai budaya organisasi. Caranya adalah, dengan melakukan sosialisasi dengan melalui transformasi budaya organisasi berupa serangkaian aktivitas secara tepat yang akan menghasilkan aktivitas individual dan keberhasilan organisasi. Jadi, sebuah kebudayaan tidak muncul begitu saja didalam organisasi, tetapi perlu adanya pembentukan dan pembelajaran yang matang dan berkesinambungan. Robbins (1996), mengatakan bahwa budaya organisasi dalam sebuah perusahaan, meliputi beberapa hal, yakni :

·         Terdapat nilai dominan yang didukung oleh organisasi

·         Terdapat falsafah yang menuntut kebijaksanaan organisasi terhadap pegawai dan pelanggan

·         Terdapat cara kerja yang dilakukan di perusahaan itu.

·         Adanya asumsi dan keprcayaan dasar yang terdapat diantara anggota organisasi

Wibowo (2006:381) menjelaskan tentang manfaat dari budaya organisasi, yaitu:

·         Membantu mengarahkan sumber daya pada pencapaian visi, misi, dan tujuan organisasi.

·         Meningkatkan kekompakan tim antar berbagai departemen, divisi atau unit dalam organisasi sehingga mampu menjadi perekat yang mengikat orang dalam organisasi bersama-sama.

·         Membentuk perilaku karyawan dengan mendorong percampuran nilai-nilai dan perilaku yang diinginkan sehingga memungkinkan organisasi bekerja dengan lebih efisien dan efektif, meningkatkan konsistensi, menyelesaikan konflik dan memfasilitasi koordinasi dan kontrol.

·         Meningkatkan motivasi karyawan dengan memberi mereka perasaan memiliki, loyalitas, kepercayaan dan nilai-nilai, dan mendorong mereka berpikir positif tentang mereka dan organisasi.

·         Memperbaiki perilaku dan motivasi sumber daya manusia sehingga meningkatkan kinerjanya dan pada gilirannya akan meningkatkan kinerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

6. Kiat Berkomunikasi dalam Internal Organisasi (HRD)

            Human Relations Development (HRD) berarti kemampuan atau keahlian untuk berhubungan atau berinteraksi dengan cara menjalin komunikasi yang baik dengan individu atau kelompok lainnya demi tujuan tertentu. Human relation development (HRD) ini merupakan satu salah soft skill yang bisa karena muncul secara alamiah pada diri manusia, namun juga dapat diasah dan dikembangkan. Seseorang yang menjalankan fungsi HRD, dapat memperoleh hal-hal lain yang lebih terutama saat harus berhadapan dengan lingkup public yang tentu mengharuskan untuk berhubungan dengan orang banyak. Singkatnya, HRD dapat melancarkan ketika kita bernegosiasi atau lobbying. HRD pun berkaitan dengan cara menjalin hubungan baik dengan internal relations maupun external relations.

            Sebagai ilmu pengetahuan, HRD mirip dengan kajian Public relations. Namun Human Relation penerapannya lebih kompleks ke ranah studi untuk membangun pengertian, penerimaan, serta kerjasama antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya dan dapat mengetahui pekerjaan yang sesuai dengan kriteria tertentu. Sehingga perbedaan dan pertentangan yang menghambat tercapainya tujuan tersebut dapat diminimalisir skala pembedanya untuk mewujudkan kesatuan dan kekompakan demi budaya organisasi yang baik pula. Jadi, human relations fokus pada bagaimana metode komunikasi yang dipergunakan untuk berhubungan dengan orang lain.

            Sedangkan sebagai manajemen, human relation dimaksudkan untuk peningkakan moral dan disiplin kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah untuk membangun dan meningkatkan motivasi kerja dan sense of belonging diantara para anggota yang berimplikasi pada peningkatan produktivitas pada organisasi atau perusahaan tersebut. Sehingga human relations mengupayakan para anggota organisasi atau karyawan dalam perusahaan agar mampu menciptakan kerjasama satu sama lain untuk meningkatkan produktivitas dan memperoleh kepuasan kerja.

            Oleh karenanya, terdapat berbagai hal yang perlu diperhatikan dalam membangun hubungan dengan manusia adalah cara berinteraksi baik dengan aspek verbal maupun nonverbal. Hal tersebut penting karena menurut saya, hal dasar yang menentukan baik buruknya suatu hal cenderung diperoleh dari first impression. Bagaimana kita bertutur, bersikap, dan bertindak tentunya akan sedikit banyak merepresentasikan seperti apa sosok diri; kepribadian seorang individu di mata publik.

7. Internal branding Corporate or Organization

Brand adalah alat komunikasi yang powerful. Consumer brand yang baik dapat membagi pemikiran dan memicu pembelian. Faktor yang mendasari pada consumer brand juga memberikan pengaruh pada internal brand. Dengan menghubungkan brand perusahaan dengan budaya dan nilai, maka akan tercipta sebuah internal brand. Internal branding adalah hubungan antara budaya dan nilai organisasi dengan nilai individual yang memungkinkan keduanya, baik individu maupun organisasi untuk mencapai tujuan mereka. Pemimpin dapat dan harus menghubungkan komunikasi kepemimpinannya pada proses internal branding sebagai  sarana untuk mengikatkan tujuan mereka dengan hasil organisasi.

Internal branding memiliki peran yang sangat penting dalam keberhasilan pelaksanaan sarana bisnis strategi. Perusahaan yang paling kuat memberikan pengalaman merek melalui mediasi antar karyawan dan secara efektif memberikan janji merek. (Goom, 2008: 4). Dengan kata lain, internal branding membantu meningkatkan kredibilitas dan memperkuat jalinan kepercayaan antara pemimpin dan pegawai. Ketika orang-orang sudah bersatu dalam satu tujuan dan mengetahui tujuan mereka, hasil yang positif pun akan terjadi.

Manfaat Internal branding

      Internal branding memelihara identitas organisasi.

Internal branding membantu memperkuat siapa diri kita dan apa yang kita lakukan. Contohnya pada PT. POS Indonesia. Pegawai yang bekerja pada PT. POS mengetahui bahwa pesan mereka adalah untuk meningkatkan menyampaikan pesan antar manusia, yakni sebagai media komunikasi konvensional. Hal ini merupakan misi yang mulia dan pegawai merasakan kenyamanan dengan hal tersebut.

      Internal branding berfungsi sebagai platform untuk mendorong perubahan.

Jika kita mengetahui dimana dan siapa kita sekarang, kita akan mendapatkan ide yang lebih baik tentang kita bisa menjadi apa. Contohnya, Harley Davidson yang telah melalui beberapa transformasi organisasi dari tahun 80 hingga saat ini. Yang menjadikan proses transformasi mereka sukses adalah pegawai yang berkomitmen pada produk dan brand dan juga orang-orang di dalam organisasi.

      Internal branding adalah cara singkat berkomunikasi untuk menyampaikan pesan.

Pesan terikat pada brand yang muncul dengan pegawai yang cenderung menerima mereka. Sebagai contoh, jika anda pergi ke toko untuk mencari sereal, merek Kellogg akrab dengan anda, Anda mengasosiasikan merek dengan rasa yang baik, kualitas baik, dan nilai yang baik. Demikian juga, pesan brand dari pemimpin senior, atau tim, akrab bagi karyawan dan berkonotasi rasa penting, bahkan mendesak.

Manfaat internal branding selain membangun kekayaan intelektual dan memiliki pelanggan yang puas, perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan dari loyalitas karyawan, biaya pelatihan yang lebih rendah dan semangat staf yang kuat. Staf dengan afinitas merek yang kuat akan tinggal di suatu organisasi lebih lama, dengan demikian akan mempertahankan pengetahuan kelembagaan. Akibatnya, lebih sedikit sumber daya yang diperlukan untuk melatih staf baru dan membuat mereka membiasakan diri.

Kiat Membangun Internal branding

Ø  Bangunlah brand anda pada misi anda.

Titik awal dari merek apapun adalah untuk apa sebuah organisasi berdiri. Misi dan visinya yang didukung oleh budaya dan nilai adalah arti brand bagi para pegawai. Setiap penyimpangan dari misi dan budaya akan memberikan pesan yang salah.

Ø  Masukkanlah rasa yang menyenangkan pada brand

Kehidupan dalam organisasi tidak harus selalu menjemukan dan membosankan. Hubungkan brand dengan aktivitas di dalam organisasi yang bersifat kurang formal. Misalnya outing perusahaan, aktivitas luar, bowling atau liga softball. Branding anda bisa sesederhana menampilkan logo perusahaan pada banner yang mempromosikan es krim sosial atau meletakkan logo anda  pada topi yang dapat digunakan perusahaan untuk peserta retret perusahaan. Lagi pula, bagian dari identitas brand adalah merchandising. Dengan cara ini, brand ada menjadi pemersatu dan memperkuat budaya organisasi anda.

Ø  Tumbuhkan brand anda.

Organisasi dapat tumbuh atau mati. Brand haruslah inklusif, yang artinya harus memberikan inisiatif baru secara teratur. Oleh karenanya perluasan brand diperlukan adanya. Sebagai contoh, jika pabrik mengeluarkan inisiatif kualitas, tim akan ditreatment dengan baik melalui hubungan kualitas dengan brand perusahaan yang luas. Dengan melakukan hal tersebut, mereka menambahkan  kredibilitas dan juga kesadaran.

Ø  Peliharalah brand melalui komunikasi

Brand tanpa komunikasi adalah bagaikan sebuah kaleng tanpa label di rak, anda tidak mengetahui isinya dan anda tidak peduli. Alat komunikasi apapun, mulai dari broadcast email hingga rapat pegawai, akan memperkuat brand. Memilih media dan kapan bergantung pada pesan, semakin berat pesan brand, maka akan semakin banyak media yang anda butuhkan.

Ø  Jadikanlah kepemimpinan sebagai pemicu brand.

Brand membutuhkan dukungan manajemen senior anda untuk bertahan hidup. Pemimpin perlu menghubungkan tujuan mereka dengan tujuan organisasi. Cara yang powerful untuk melakukan hal ini adalah melalui branding. Ketika pemimpin bersinkronisasi dengan organisasi, mereka memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mendapatkan hasilnya. Dalam waktu yang bersamaan, pemimpin yang melakukan perubahan dapat menggunakan brand untuk mengendalikan transformasi dengan mencari dorongan dan dukungan untuk inisiatid di dalam budaya. Untuk menjaganya tetap segar dan penting, email dan banner dapat melakukan trik tersebut. Komponen tersebut pula dapat berungsi sebagai bentuk media internal yang digunakan.

Apresiasi branding internal dan kekayaan intelektual yang sebenarnya, akan membuat perbedaan yang signifikan bagi sebuah bisnis dan bottom line nya. Ketika staf hidup dan bernapas dengan merek, mereka lebih terbiasa dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Hal ini berarti pelayanan yang lebih baik dan, sebagai imbalannya, meningkatkan kepercayaan pelanggan dan retensi, yang menyebabkan penjualan yang lebih tinggi dan keuntungan.

Daftar Pustaka

Devito, Joseph, A.1997. Human Communication. New York: Harper Collinc Colege Publisher.

Goom, Sharoon, dkk. 2008. Internal branding A Human Resources Perspective. Canada: Canadian Marketing Association.

Moeljono, Djokosantoso. 2003. Budaya Korporat dan Keunggulan Korporasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta.

Schein, H Edgar. 1992. Organizational Culture and Leadership, Second Edtion, Jossey Bass Publishers, San Francisco.